HYGIA CONSULT LIVE YOUR SUCCESS!

Pașii către accesarea de fonduri nerambursabile

Infografic, de la deschiderea apelului de finanțare până la implementarea proiectului.

Mulți ar vrea să acceseze fonduri europene nerambursabile, însă nu știu de unde să înceapă. Ca să nu vă sperie sau copleșească procesul de atragere a unei finanțări, ne propunem să vă arătăm, pe scurt, tot traseul, de la A la Z, ca apoi să puteți lua mai ușor deciziile de care e nevoie.

Bine de știut:

• Banii europeni nu se dau la întâmplare, ci în cadrul unor apeluri de finanțare care au reguli și cerințe de respectat, cunoscute drept criterii de eligibilitate.
• Un proiect câștigător nu se poate scrie de pe o zi pe alta așa că e nevoie să vă alocați timp pentru a-l pregăti. Chiar dacă ați delegat scrierea proiectului către un consultant de specialitate, va trebui să participați la discuții, să încheiați parteneriate sau să completați dosarul cu diverse acte originale la care doar dvs aveți acces.
• Înscrierea la un apel de finanțare nu înseamnă automat și obținerea fondurilor nerambursabile. Pe lângă îndeplinirea criteriilor de eligibilitate, e nevoie și de obținerea unui anumit punctaj pentru a primi finanțare.
• Munca nu se termină odată cu câștigarea fondurilor nerambursabile, căci finanțatorul așteaptă raportări periodice despre cum este respectat planul de afaceri depus spre finanțare.

Pașii unui antreprenor în drumul spre banii europeni.

Identificarea investiției

Este important ca obiectivele să fie clare, țintite și măsurabile. Fondurile europene merg spre oamenii care știu ce vor să facă, cum vor să facă și la ce folosește investiția pe care o propun.

Identificarea unei linii de finanțare potrivite

Cu o investiție clar definită în minte, următorul pas este identificarea unei linii de finanțare care să corespundă. Acest proces este adesea consumator de timp așa că e delegat către firme de consultanță. Specialiștii cu care alegeți să lucrați pot influența modul în care decurge pregătirea proiectului, motiv pentru care este important ca între consultant și client să existe o comunicare transparentă și eficientă.

Studierea ghidului solicitantului

Unul dintre cei mai importanți pași, căci acesta este manualul de instrucțiuni ce trebuie urmate pentru a scrie cererea de finanțare. În ghid se regăsesc și indicatorii de îndeplinit, atât la început, cât și pe parcursul implementării, precum crearea de noi locuri de muncă, numărul de echipamente achiziționate, numărul de produse sau servicii dezvoltate.

Verificarea eligibilității

Ghidul solicitantului include și aspecte legate de eligibilitate, respectiv  condițiile pe care trebuie să le îndeplinească aplicanții și proiectele depuse. De reținut că se urmărește și comportamentul antreprenorului cu privire la angajamentele financiare asumate în trecut (un fel de „istoric de bun platnic”), de aceea e de preferat ca firma care aplică să nu se afle în dificultate financiară.  Contează și dacă s-au mai accesat fonduri europene în trecut, dacă întreprinderea are datorii, dacă are încheiate parteneriate relevante.

Valoarea proiectului și a co-finanțării

Cât valorează proiectul și ce procentaj din buget puteți acoperi? Mare parte din liniile de finanțare europene nu acoperă în totalitate o investiție, ci un procentaj major din ea, diferența urmând să fie acoperită de solicitantul care dorește să-și realizeze un plan de afaceri. În general, programele de finanțare cer din partea antreprenorilor o implicare de minim 20% din valoarea integrală a proiectului.

Întocmirea planului de afaceri și a bugetului

Acestea sunt documentele care au cea mai mare greutate în fața evaluatorilor, căci includ obiectivele pe care și le asumă solicitantul, planificarea activităților, cercetări de marketing, studii de caz, impactul pe care il va aduce investiția în piață. Planul de afaceri poate fi mai detaliat sau mai succint, însă trebuie să fie astfel construit încât să convingă evaluatorii că va genera valoare publicului țintă și că este nevoie de acel produs/serviciu pe piață. Bugetul poate face diferența între contractarea și respingerea unui proiect. În realizarea bugetului, solicitantul trebuie să țină cont de prețurile pieței și să le consolideze cu oferte personalizate de la furnizori. Un buget bine realizat denotă claritate în viziunea afacerii.

Generarea de anexe specifice

Fiecare linie de finanțare are condiții proprii de acordare a fondurilor și poate solicita diferite documente specifice, precum rapoarte tehnice (pentru echipamente) sau topografice (pentru construcții noi). Aceste documente, chiar dacă apar în dosar ca anexe, sunt esențiale!

Depunerea proiectului

După o muncă de pregătire ce poate dura și câteva luni, depunerea proiectului pare cel mai ușor lucru de făcut. Cu toate astea, nimic nu se compară cu emoțiile când apeși click-ul final, sau pui la poștă plicul care va trimite documentele către finanțator. Asigura-te că ai inclus toate actele necesare înainte de a expedia pentru că, aproape întotdeauna, nu sunt acceptate adăugiri ulterioare!

Evaluarea conformității administrative și tehnico-financiară

Acum urmează așteptarea. E pasul care exersează la maxim abilitatea de a avea răbdare. Rezultatul evaluării va trebui urmărit pe canalele oficiale de comunicare ale finanțatorului, unde va fi publicat și punctajul obținut de proiectul dvs.

Clarificări în perioada de evaluare

Acest pas este opțional, însă foarte des întâlnit. Finanțatorul poate considera că cererea de finanțare este bună, dar nu a înteles un anumit aspect. Faptul că v-a fost cerută o clarificare nu înseamnă că veți primi finanțarea și nu înseamnă nici că ați pierdut-o. Atenție: termenul de a da un răspuns la aceste clarificări este scurt, de numai câteva zile lucrătoare! Rezultatul va fi aflat la publicarea listelor cu proiectele admise la finanțare.

Contestație

Dacă în urma evaluării și a rezultatului primit, considerați că unele aspecte ale cererii de finanțare nu au fost evaluate cu punctajul pe care îl meritau, puteți face o contestație către finanțator prin care să cereți argumentarea punctajului oferit. Contestațiile se pot depune într-un interval limitat de timp, iar finanțatorul are obligația legală de a răspunde în termen de 30 de zile.

Contractarea băncilor

Am evidențiat deja importanța confinanțării, dar de unde poate face rost de bani un antreprenor la început de drum, de exemplu? Se poate apela la un împrumut bancar. Bineînțeles, firmele care dispun de buget de investiții vor asigura co-finanțarea din fondurile proprii.

Precontractarea

Această etapă are o durată medie de 1-2 luni. În acest interval, solicitantul va transmite către finanțator declarații financiare, de eligibilitate și actualizări ale calendarului de activități, în caz că procesul de selecție a suferit decalaje care au afectat planificarea inițială.

Semnarea contractului de finanțare

Felicitări! Competiția pentru fonduri nerambursabilă este adesea una crâncenă și multe aplicații sunt respinse. Dacă ai ajuns până aici, îți dorim mult spor la treabă, pentru a crea o afacere sustenabilă.

Implementarea proiectului

A sosit momentul să puneți în practică toate acele activități descrise în planul de afaceri, ceea ce înseamnă că puteți începe achizițiile specificate în buget. În funcție de specificațiile ghidului, achizițiile se pot realiza prin cereri de rambursare (întâi plătiți din bugetul propriu, după care finanțatorul vă restituie) sau cereri de plată (când finanțatorul achită partea sa de contribuție direct către furnizor). În cele mai multe cazuri, aceste activități necesită implicarea unui expert în achiziții publice.

Realizarea de rapoarte de progres

Perioada de implementare poate varia de la proiect la proiect, dar este obligatoriu ca finanțatorul să fie informat cu privire la progresul realizat în tot acest timp. O achiziție, un parteneriat sau o construcție sunt evenimente importante despre care autoritatea / instituția finanțatoare trebuie să fie înștiințată. De regulă, aceste raportări se fac trimestrial pentru a cuprinde mai multe activități și o imagine de ansamblu cu evoluția proiectului.

Vizite

Periodic, pe lângă raportări se mai pot realiza și vizite din partea finanțatorului pentru a verifica validitatea rapoartelor de progres. Există mai multe feluri de vizite, în funcție de stadiul în care se află implementarea.

După ce s-au realizat toate activitățile planificate în cadrul proiectului finanțat, urmează o perioadă de durabilitate și monitorizare ce durează câțiva ani (de regulă 3 ani). În acest timp solicitantul trebuie să respecte o serie de indicatori asumați în planul de afaceri și să desfășoare activitatea economică în conformitate cu contractul de finanțare semnat. În perioada de durabilitate, finanțatorul va realiza câte o vizită anuală.